Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich sowie entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften (DSGVO, BDSG) und dieser Datenschutzerklärung.

Wir erheben nur die Daten, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich erforderlich sind (Datensparsamkeit). Diese Website verwendet keine Analyse- oder Tracking-Tools und setzt keine Marketing-Cookies ein.

3. Hosting & Server-Logs

Diese Website wird bei einem Webhoster betrieben. Beim Aufruf der Seite werden durch den Webserver automatisch sogenannte Server-Log-Dateien gespeichert. Dazu gehören:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite / Datei
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung des technischen Betriebs gespeichert und nach spätestens 30 Tagen gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).

4. Schriftarten (lokal eingebunden)

Diese Website verwendet die Schriftart Inter, die lokal auf unserem Webserver gespeichert ist. Es erfolgt keine Verbindung zu Google-Servern oder anderen externen Diensten beim Laden der Schriftart.

Durch die lokale Einbindung werden keine Daten (insbesondere keine IP-Adressen) an Dritte übermittelt.

5. Kontaktformular & E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer und Ihre Nachricht) bei uns gespeichert, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und ggf. für Rückfragen zur Verfügung zu stehen.

Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weiter. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Kontaktanfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über die Checkbox im Formular).

Speicherdauer: Ihre Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (in der Regel nach 3 Jahren).

6. IT-Sicherheitscheck

Auf unserer Website bieten wir einen kostenlosen IT-Sicherheitscheck an (clearsolutiongmbh.com/healthcheck/). Dabei beantworten Sie 20 Fragen zur IT-Sicherheit Ihres Unternehmens und erhalten eine Auswertung als PDF-Report per E-Mail.

Welche Daten werden erhoben?

• Name / Firmenname
• E-Mail-Adresse
• Ihre Antworten im Quiz (werden nicht gespeichert, nur für die Auswertung verwendet)
• Optionale Einwilligung zum Empfang unseres Newsletters

Wofür werden die Daten verwendet?

Ihre Daten werden ausschließlich dazu verwendet, Ihnen den PDF-Report per E-Mail zuzusenden. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Der E-Mail-Versand erfolgt über unseren Webhoster (All-Inkl.com), mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) besteht.

Newsletter

Wenn Sie die optionale Checkbox „Ich möchte gelegentlich IT-Tipps & Sicherheitshinweise von ClearSolution GmbH per E-Mail erhalten" ankreuzen, willigen Sie in die Zusendung unseres Newsletters ein. Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden — formlos per E-Mail an helpdesk@clearsolutiongmbh.com.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Zusendung des Reports) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Newsletter, nur bei aktiver Einwilligung).

Speicherdauer: Ihre Daten werden nach Zusendung des Reports nicht dauerhaft gespeichert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Bei Newsletter-Einwilligung werden Name und E-Mail-Adresse bis zum Widerruf gespeichert.

7. NIS2check – DSGVO/NIS2-Dokumentengenerator

Auf unserer Website bieten wir zusätzlich einen kostenlosen DSGVO/NIS2-Dokumentengenerator an (clearsolutiongmbh.com/nis2check/). Dabei beantworten Sie Fragen zu Ihrem Unternehmen, geben Branche und Mitarbeiterzahl an und können optional ein Organigramm sowie eine Excel-/CSV-Datei hochladen. Auf dieser Basis erstellen wir automatisiert sechs Compliance-Dokumente (Risikoanalyse, Richtlinien, Notfallplan, Backupkonzept, Assetliste, Schulungskonzept), die Ihnen per E-Mail zugesendet werden.

Welche Daten werden erhoben?

• Name / Firmenname und E-Mail-Adresse
• Branche und Mitarbeiterzahl
• Ihre Antworten im Fragebogen sowie die daraus berechnete Selbsteinschätzung
• Optional hochgeladenes Organigramm und/oder eine Excel-/CSV-Datei

Anders als beim IT-Sicherheitscheck werden Name, E-Mail-Adresse, Branche, Mitarbeiterzahl und die Selbsteinschätzung dauerhaft in unserer Datenbank gespeichert, um Ihre Anfrage nachvollziehen und Sie bei Rückfragen zu Ihren Dokumenten kontaktieren zu können.

Hochgeladene Dateien (Organigramm, Excel-/CSV-Datei) werden ausschließlich zur Erstellung Ihrer Dokumente verwendet und unmittelbar danach gelöscht — sie werden zu keinem Zeitpunkt dauerhaft gespeichert.

Wofür werden die Daten verwendet?

Ihre Angaben werden verwendet, um die sechs Compliance-Dokumente automatisiert zu erstellen und Ihnen per E-Mail zuzusenden. Die inhaltliche Erstellung erfolgt mithilfe von OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. bzw. OpenAI, L.L.C.), das als Auftragsverarbeiter für uns tätig wird. Dabei werden Ihre Branche, Mitarbeiterzahl, Quiz-Antworten sowie ein ggf. hochgeladenes Organigramm zur Texterstellung an OpenAI übermittelt.

Der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV / Data Processing Addendum) mit OpenAI ist vorgesehen; der Status wird hier ergänzt, sobald er bestätigt ist.

Wichtiger Hinweis: Die erstellten Dokumente werden automatisiert durch künstliche Intelligenz generiert. Sie dienen der Vorbereitung und ersetzen keine individuelle Rechts- oder Datenschutzberatung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erstellung und Zusendung der von Ihnen angeforderten Dokumente) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung über die Pflicht-Checkboxen im Formular).

Speicherdauer: Ihre Kontakt- und Formulardaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung bzw. bis zu Ihrem Widerruf gespeichert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Hochgeladene Dateien werden, wie oben beschrieben, sofort nach Verarbeitung gelöscht. Die für Sie erstellte Ergebnisseite mit den generierten Dokumenten wird automatisiert nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Der von uns eingesetzte KI-Dienstleister OpenAI speichert die zur Dokumentenerstellung übermittelten Daten für bis zu 30 Tage, um Missbrauch der Schnittstelle zu erkennen und zu verhindern. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten bei OpenAI gelöscht.

8. Cookies

Diese Website setzt keine Tracking- oder Marketing-Cookies. Es werden ausschließlich technisch notwendige Prozesse genutzt, die keine personenbezogenen Daten in Cookies speichern.

Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich. Sollten sich die eingesetzten Dienste auf dieser Website ändern, wird diese Erklärung entsprechend aktualisiert.

9. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: helpdesk@clearsolutiongmbh.com

Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde in Bayern ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechend zu halten. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar. Stand: .